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Universidad Barceló

El alumno vive 24/7.
Nuestra atención, no.

Recibimos 50 mil consultas semestrales. Nos saturamos, el alumno se frustra y el equipo colapsa.

Queremos una Universidad más ágil, más humana y conectada. Presentamos CABi: IA para escalar la respuesta, bajar costos y devolverle el tiempo humano a nuestro equipo.

Avanzar

Liderando un cambio real.

CABi es un canal inteligente entrenado con información oficial. No es solo un agente, es una experiencia estudiantil superior desde el primer contacto.

Impacto Inmediato

  • Respuestas rápidas y precisas.
  • Liberación de cargas repetitivas del staff.
  • Posicionamiento institucional innovador.
Equipo

Equipo interdisciplinario

Somos el equipo 7

Este proyecto se construyó articulando operación, experiencia del alumno y tecnología, con capacidad real de implementación institucional.

Valeria Ferrante
Valeria Ferrante
Sec. de Asuntos Universitarios
Definición funcional y UX del alumno
Ariel Scalercio
Ariel Scalercio
Operaciones Administrativas
Procesos y escalabilidad operativa
Daniel Albé
Daniel Albé
Sistemas y Tecnología
Arquitectura y gobierno tecnológico
Plan Estratégico

Plan de Ejecución Estratégica

O Objetivo
G Metas (Goals)
S Estrategias
M Medidas

Objetivo

Transformar la atención mediante un ecosistema híbrido escalable, 24/7.

Metas (Goals)

  • G1: Absorber el 50% de consultas frecuentes. De 47.250 consultas mensuales, se estiman 20.000 son repetitivas (~42%).
  • G2: Reducir 40% el tiempo de respuesta humana. Baseline asumido: 48h promedio actual de primera respuesta.
  • G3: Alcanzar satisfacción (CSAT) ≥ 75%. Baseline asumido: 68% en encuesta segundo semestre 2025 (n=1035).

Estrategias y Medidas

  • S1: Centralizar conocimiento en base única validada por equipo interno.
  • S2: Desplegar primero en SIGEDU antes de WhatsApp para controlar calidad.
  • M1: % de resolución sin derivación.
  • M2: Tiempos de actualización de SLA por área.
  • M3: CSAT post-interacción CABi.
Business Case

Business Case

CABi se justifica por eficiencia.

Deflexión esperada
50%
Consultas frecuentes absorbidas, reduciendo saturación operativa inmediata.
Experiencia alumno
75%+
Objetivo de satisfacción (CSAT) con atención rápida, clara y consistente.
Reducción operativa
-40%
En tiempos de respuesta humana, liberando capacidad sin ampliar estructura.
Inversión Estimada
Setup + Licencias
Costo marginal vs. ahorro en recursos (equivalentes a tiempo completo) y mejora en retención.
Desafío

El elefante en la habitación

El desafío no es la IA.
Es la información.

Para la demo, entrenamos a CABi los con aranceles 2026, los principios y pautas de los estudiantes, gestión de trámites, medios de pago, requisitos de admisión y disposiciones arancelarias.

Descubrimos que mantener la información viva y actualizada es el mayor riesgo.

CABi requiere un compromiso activo de todas las áreas.

Gobierno

Gobierno del Proyecto

CABi no puede depender de un área aislada. Requiere ownership claro, sponsor ejecutivo y gobernanza transversal.

Sponsor Ejecutivo

  • Responsable: Rectorado / Dirección
  • Prioridad institucional.

Owner Funcional

  • Responsable: Experiencia del Alumno
  • Contenido y mejora continua.

Owner Tecnológico

  • Responsable: TI + Transformación Digital
  • Integración, seguridad y escala.

Comité de Gobernanza

  • Mesa de trabajo: Todas las áreas.
  • Mantener información viva.
Roadmap

Roadmap de Implementación

La clave es escalar progresivamente para asegurar adopción y mitigación de riesgos.

FASE 1
Mes 1 - 3
  • Base de conocimiento inicial
  • Matriculas + Aranceles + Trámites
  • Piloto controlado (SIGEDU)
FASE 2
Mes 4 - 6
  • Integración WhatsApp
  • Medición de deflexión y SLA
  • Optimización del modelo y mayor conocimiento
FASE 3
Mes 7 en adelante
  • Escalado a toda la institución
  • Automatización de trámites
  • Gobernanza establecida
Demo

Del Pitch al Producto

Hora de la Demo

Hasta aquí mostramos estrategia.
Ahora mostramos ejecución real.

Ver a CABi en acción
Cierre

Decisión Hoy

No pedimos aprobar una herramienta.

Proponemos institucionalizar un nuevo modelo de atención.

Necesitamos
  • Sponsor institucional formal
  • Validación presupuestaria
  • Owners designados por área
Resultado
  • Atención escalable 24/7
  • Experiencia estudiantil superior
  • Universidad más competitiva

Agradecimientos

Con la colaboración de

Rosendo Pardo

Secretaría de Asuntos Unversitarios

Curaduría de documenos, prompting, Sharepoint de ingesta y control


Martín Romero

Innovación - Transformación Digital

Validación de contenidos, evaluación general, viabilidad.

Equipo 7 - CABi | Fundación Barceló